為了規范、合理(li)、有效保管骨干校項目檔案，現進一步明確有關細節如下：
一、關于檔案柜
1.檔案柜配有鑰匙，請檔案管理員妥善保管存檔文件；
2.檔案柜中檔案盒按照從左向右從上向下的順序豎向排放；
3.填寫并用B5紙打印附件“1.檔案柜”，用雙面膠整齊地粘貼到檔案柜玻璃右上角。
二、關于檔案盒
1.任務書中每項具體建設內容（即任務書中一行）的驗收材料存入一個檔案盒為“卷1”，如果一個檔案盒不夠可加“卷2”……；
2.請填寫并用A4紙打印附件“2.檔案盒側面”，裁剪后用雙面膠整齊地粘貼到檔案盒側面，“共卷”處可全部存檔完后手寫；
3.請填寫并用B5紙打印附件“3.檔案盒正面”，用雙面膠整齊地粘貼到檔案盒正面中間，“編制時間”可全部存檔完后手寫；
4.請用A4紙打印空白的附件“4.歸檔文件目錄”，放到檔案盒中，以后每增加一份文件時，用簽字筆自上而下填寫到本目錄中；
5.請參照附件“5.文件編號”，在每份入檔文件右上角用鉛筆手寫。
三、關于檔案
1.通過掃描、打印等方式做到紙質檔案和電子檔案同步存檔；
2.檔案的裝訂請使用不銹鋼訂書釘，以防日久生銹；
3.不屬于驗收要點的檔案文件不作統一要求，各項目自行保管。
四、其他
1.檔(dang)(dang)案材料務必妥善保管，實(shi)行檔(dang)(dang)案管理(li)員負責制；
2.檔(dang)案(an)歸檔(dang)要(yao)及時、規范(fan)，建設辦、監控辦將不定期進行檢查；
3.檔案柜、檔案盒等需要張貼之處，務必使用質量較好的雙面膠以保證整齊美觀易用，而不要使用液體膠水、單面膠帶等；
4.需要裝訂之處務必使用質量較好的不銹鋼訂書釘，以防日久生銹；
5.其他請參考先前下發的《山東職業(ye)學院國家骨干(gan)高職院校項目檔案管理(li)辦(ban)法》、《骨干(gan)院校項目檔案編碼(ma)規則》等文件或咨詢建(jian)設辦(ban)。
建(jian)設(she)辦
二(er)〇一二年四月二十日
|
